Treppenhausreinigung vergeben: Worauf Hausverwaltungen in Karlsruhe achten sollten

Warum die Treppenhausreinigung so oft Ärger macht

Kaum eine Position in der Betriebskostenabrechnung sorgt für so viele Beschwerden wie die Hausreinigung. Mieter melden, dass nicht geputzt wurde. Der Dienstleister sagt, er war da. Die Verwaltung steht dazwischen und hat keinen Beleg. Dazu kommt in Baden-Württemberg die Kehrwoche, die in vielen Häusern nur noch auf dem Papier funktioniert.

Die meisten dieser Konflikte entstehen nicht bei der Reinigung selbst, sondern bei der Vergabe. Wer den Auftrag ohne Leistungsverzeichnis, ohne Nachweis und ohne klare Zuständigkeit vergibt, kauft sich die Diskussionen der nächsten Jahre ein. Dieser Leitfaden zeigt, was in eine saubere Vergabe gehört.

Erstens: Turnus festlegen, nicht schätzen

Wie oft ein Treppenhaus gereinigt werden muss, hängt von wenigen Faktoren ab: Zahl der Parteien, Zahl der Eingänge, Lage des Eingangs zur Straße, Aufzug ja oder nein, Bodenbelag.

Als Faustregel aus unserer Arbeit in Karlsruhe:

• Sechs und mehr Parteien pro Eingang: wöchentlich.
• Bis fünf Parteien: 14-tägig reicht in der Regel.
• Stark frequentierte Eingänge an Hauptstraßen oder mit Laub im Herbst: zusätzliche Eingangsreinigung in der Zwischenwoche.

Wer zu selten reinigen lässt, spart wenig und ärgert die Mieter. Wer zu oft reinigen lässt, zahlt für Termine, die nichts bringen. Den Turnus legt man am besten nach einer kurzen Begehung fest und passt ihn nach drei Monaten an.

Zweitens: Ein Leistungsverzeichnis, das jeder versteht

„Treppenhaus reinigen” ist keine Leistungsbeschreibung. Was genau gehört dazu? Ein brauchbares Leistungsverzeichnis nennt jede Position einzeln und legt fest, bei welchem Termin sie dran ist. Für ein typisches Mehrfamilienhaus in Karlsruhe sieht das so aus:

Jeder Termin

• Treppen und Podeste saugen und feucht wischen
• Handläufe, Geländer und Treppenwangen abwischen
• Eingangsbereich, Windfang und Fußmatten
• Briefkastenanlage und Klingeltableau
• Aufzugkabine mit Boden, Spiegel und Bedienfeld
• Lichtschalter, Türklinken, Kellerabgang
• Kehren vor dem Eingang und auf den Zuwegen

Monatlich

• Haustür und Glaseinsätze innen und außen
• Fenster und Fensterbänke im Treppenhaus
• Spinnweben an Decken und Leuchten

Ein- bis zweimal im Jahr

• Grundreinigung des Bodens, je nach Belag mit Maschine

Wer mehrere Angebote einholt, sollte allen Anbietern dasselbe Verzeichnis vorlegen. Nur dann sind die Preise vergleichbar. Ein Angebot, das ohne Besichtigung und ohne Leistungsverzeichnis kommt, ist kein Angebot, sondern eine Zahl.

Drittens: Nachweis im Haus, nicht nur auf der Rechnung

Der wichtigste Punkt gegen Beschwerden. Ein Reinigungsnachweis hängt sichtbar im Treppenhaus, meist im Eingangsbereich oder am Schwarzen Brett. Bei jedem Termin trägt sich das Reinigungsteam mit Datum und Kürzel ein. Mieter sehen, wann gereinigt wurde. Die Verwaltung hat bei Rückfragen einen Beleg, ohne jemanden anrufen zu müssen.

Ergänzend ist ein fester Wochentag sinnvoll. Wenn die Reinigung immer dienstags kommt, fällt eine Lücke sofort auf und lässt sich klären, bevor daraus eine Beschwerde wird.

Viertens: Umlage sauber vorbereiten

Die Kosten der Gebäudereinigung gehören zu den Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung und sind in der Regel auf die Mieter umlegbar. Damit das in der Abrechnung reibungslos läuft, sollte der Vertrag drei Dinge erfüllen:

• Feste Monatspauschale statt Stundenabrechnung, damit der Betrag planbar ist.
• Trennung der Positionen, wenn neben der Hausreinigung auch Winterdienst, Grünpflege oder Hausmeisterleistungen erbracht werden. Diese laufen in der Abrechnung unter eigenen Posten.
• Monatliche Rechnung pro Objekt, nicht gesammelt über mehrere Häuser.

Wie die Umlage im Einzelfall aussieht, klärt die Verwaltung mit ihrem Steuerberater oder Verband. Wir liefern die Rechnung so, dass sie ohne Nacharbeit übernommen werden kann.

Fünftens: Die Kehrwoche ablösen, ohne Streit

Viele Eigentümergemeinschaften in Karlsruhe lösen die Kehrwoche durch einen Reinigungsdienst ab. Der Grund ist selten die Sauberkeit, sondern der Frieden im Haus. Damit der Wechsel funktioniert, gehören drei Schritte dazu:

1. Beschluss der WEG oder Entscheidung des Vermieters, die Hausordnung anzupassen.
2. Information der Mieter mit Datum, Turnus und Hinweis auf die Umlage.
3. Start mit Grundreinigung, damit alle vom selben Zustand ausgehen. Ein Treppenhaus, das jahrelang nur oberflächlich gewischt wurde, braucht einmal eine Grundreinigung, bevor der laufende Turnus greift.

Sechstens: Schlüssel und Zugang regeln

Ein Reinigungsdienst braucht Zugang zum Haus, oft auch zum Putzraum und zum Wasseranschluss. Drei bewährte Lösungen:

• Haustürschlüssel gegen Quittung. Der Dienstleister bewahrt Schlüssel ohne Adresszuordnung auf und meldet einen Verlust sofort.
• Schlüsseltresor am Objekt. Praktisch bei Vertretungen und Krankheit.
• Code oder Transponder, wenn das Haus eine entsprechende Anlage hat.

Wichtig ist, dass im Vertrag steht, wer bei Verlust haftet und wie die Rückgabe bei Vertragsende läuft.

Siebtens: Ansprechpartner und Vertretung

Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Dienstleister zeigt sich nicht am Reinigungstag, sondern wenn etwas schiefläuft. Fragen Sie vor der Vergabe:

• Wer ist der feste Ansprechpartner, und wie schnell reagiert er?
• Was passiert bei Krankheit oder Urlaub des Reinigungsteams?
• Wie werden Beanstandungen behandelt, und bis wann werden sie behoben?
• Meldet der Dienstleister Auffälligkeiten im Haus, etwa eine defekte Leuchte oder eine offene Kellertür?

Bei uns lautet die Antwort: fester Ansprechpartner, Vertretung aus dem eigenen Team, berechtigte Beanstandungen spätestens beim nächsten Termin, dringende innerhalb von 24 Stunden. Auffälligkeiten melden wir per WhatsApp oder E-Mail an die Verwaltung.

Checkliste für die Ausschreibung

Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, schicken Sie allen dieselben Angaben:

• Adresse, Zahl der Eingänge, Stockwerke und Parteien
• Aufzug ja oder nein, Bodenbelag im Treppenhaus
• Gewünschter Turnus und Wochentag
• Leistungsverzeichnis wie oben, angepasst an das Haus
• Ob Winterdienst, Grünpflege oder Hausmeisterleistungen mit angefragt werden
• Gewünschte Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
• Zugangsregelung

Fordern Sie ein schriftliches Angebot mit Monatspauschale und beigefügtem Leistungsverzeichnis an. Ein Anbieter, der das Haus vorher sehen will, ist kein Umstand, sondern ein gutes Zeichen.

Häufige Fragen

Können wir mit einem Haus starten und später weitere dazunehmen? Ja. Viele Verwaltungen beginnen mit dem Haus, in dem es die meisten Beschwerden gibt, und erweitern nach drei Monaten.

Wie lang sollte die Vertragslaufzeit sein? Aus unserer Sicht reicht eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum Quartalsende. Lange Mindestlaufzeiten schützen nur den Dienstleister.

Was ist mit dem Außenbereich? Kehren vor dem Eingang und auf den Zuwegen gehört bei uns zu jedem Termin. Laubbeseitigung, Winterdienst und Grünpflege sind eigene Leistungen, die wir gerne mit anbieten.

Sie verwalten Häuser in Karlsruhe, Ettlingen, Rheinstetten oder Stutensee und wollen die Treppenhausreinigung neu vergeben? Auf der Seite Treppenhausreinigung Karlsruhe finden Sie unseren Leistungsumfang, für Objekte in Ettlingen auf der Seite Gebäudereinigung Ettlingen. Fragen Sie eine Besichtigung an, sie dauert etwa 15 Minuten, das Angebot kommt innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.

Neben diesem Thema übernehmen wir als Reinigungsfirma die gesamte Gebäudereinigung in Karlsruhe und Umgebung, von der regelmäßigen Unterhaltsreinigung bis zur einmaligen Grundreinigung.